Omgang met persoonsgegevens
Register van verwerkingsactiviteiten.
M.i.v. 7 mei 2018

Praatjes enzo is opgericht door Inge Smit gevestigd te Deventer en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 61509876. Inge Smit is de verantwoordelijke voor de juiste verwerking en registratie van persoonsgegevens.

Contactgegevens Praatjes enzo, Inge Smit:
Adres: Brinkgreverweg 122 – 7413AG Deventer
Telefoon: 06 – 22 05 72 31
Mail: info@praatjesenzo.nl
Website: www.praatjesenzo.nl

In dit schrijven bedoel ik met cliënten, zowel de cliënten als hun eventuele wettelijk vertegenwoordigers.

Bij Praatjes enzo gaat het veelal om gevoelige informatie van de cliënten omdat het om seksuele en relationele vraagstukken gaat.

Bij Praatjes enzo maak ik onderscheid tussen cliënten die de begeleiding vergoed krijgen via de gemeenten, cliënten die zelf de begeleiding bekostigen en deelnemers aan groepen/cursussen

Cliënten die de begeleiding vergoed krijgen via de gemeenten

Voor de beschikking/ subsidie van de gemeente is het noodzakelijk/ verplicht alle BSN, NAW-gegevens, telefoonnummers, van cliënten te controleren en hun identiteit vast te stellen met behulp van een geldig identiteitsbewijs, om fraude met zorggeld te voorkomen. Bij Praatjes enzo worden geen kopieën gemaakt van het identiteitsbewijs maar wel de nummers en vervaldata geregistreerd. Praatjes enzo is onderdeel van de zorgcoöperatie Klaver4you die deze gegevens verder verwerkt in een cliëntvolgsysteem Quentins en factureert bij de gemeente. Praatjes enzo levert hiervoor de informatie aan. Alleen de 2 backoffice medewerkers van Klaver4you en ikzelf hebben toegang tot deze cliëntdossiers in Quentins. Deze dossiers hebben een nummer. Dit nummer in combinatie met de voornaam, gebruik ik in mijn eigen digitale administratie en dossier. Deze staan op een losse harde schijf. 1 Keer per maand wordt hiervan een back-up gemaakt op een andere losse harde schijf. Deze worden bij afwezigheid in een afsluitbare dossierkast opgeborgen. In deze dossierkast zijn ook de papieren dossiers van deze cliënten. Hierin staan de namen, adressen en telefoonnummers van de cliënten zodat ik hen kan bezoeken en telefonisch contact kan opnemen.Zowel de digitale dossiers als de papieren dossiers worden na 7 jaar, zoals wettelijk omschreven vernietigd. De communicatie en uitwisseling van gegevens van cliënten verloopt via Quentins, Vecozo of mail waarin alleen het dossiernummer van de cliënt in Quentins wordt genoemd.

Toestemming cliënten m.b.t. Klaver4you:
Cliënten die de begeleiding vergoed krijgen via de gemeenten, kunnen toestemming geven voor het verwerken van persoonsgegevens door Klaver4you. Hierbij worden zij tevens geïnformeerd over de klachtenregeling. Zie: www.klaver4you.nl.

Cliënten die zelf de begeleiding bekostigen

Voor cliënten die zelf de begeleiding bekostigen wordt een tijdelijk en kort papieren en digitaal dossier opgebouwd. Deze worden in een, bij afwezigheid, afgesloten dossierkast opgeborgen. In dit dossier worden naam, adres, telefoonnummer en leeftijd genoemd. Tevens wordt  de voortgang bijgehouden. Dit wordt eventueel afgesloten met een mondeling of schriftelijk verslag. Aan het eind van het traject wordt het papieren dossier vernietigd, het digitale dossier wordt 7 jaar bewaard, zoals wettelijk omschreven.

Deelnemers aan groepen/cursussen (die niet middels een beschikking wordt bekostigd)

Voor deelnemers wordt een tijdelijk en kort papieren dossier opgebouwd. Deze worden in een , bij afwezigheid, afgesloten dossierkast opgeborgen. In dit dossier worden naam, adres, telefoonnummer en leeftijd genoemd. Tevens wordt bij groepen/cursussen van meerdere bijeenkomsten de voortgang bijgehouden. Dit wordt eventueel afgesloten met een mondeling of schriftelijk verslag. Aan het eind van de cursus worden deze dossiers vernietigd.

Algemene omgang met dossiers en persoonlijke informatie

Cliënten hebben als betrokkenen meerdere rechten m.b.t. hun persoonsgegevens waaronder het recht op inzage, het recht op bezwaar en het recht op vergetelheid. Dergelijke aanvragen kunnen gedaan worden via info@praatjesenzo.nl.

Praatjes enzo deelt geen persoonlijke informatie met derden zonder nadrukkelijke en schriftelijke toestemming van cliënten. Zelf zijn cliënten echter ook verantwoordelijk voor het beperken van het delen van informatie. Ik zet daarom bij verslaglegging onderstaande tekst.

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s). Zij zijn verantwoordelijk voor de eventuele (beperkte) verspreiding van dit verslag.

In sommige gevallen maakt Praatjes enzo gebruik van werkzaamheden van derden. Deze personen hebben geen inzage in de persoonlijke gegevens van cliënten.

Klachtenregeling

Wanneer de cliënt een klacht heeft, went deze zich in eerste instantie rechtstreeks tot Praatjes enzo. Wanneer hiermee de klacht niet verholpen kan worden kunnen clienten die de begeleiding vergoed krijgen via de gemeenten een beroep doen op de klachtenprocedure van Klaver4you. https://www.klaver4you.nl/klacht/
Wanneer de cliënt zelf de begeleiding bekostigd of deelneemt aan een cursus of groep, dan valt men onder de volgende klachtenregeling, zoals genoemd in de algemene voorwaarden van Praatjes enzo.
“Praatjes enzo voldoet u aan de eisen die worden gesteld door de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ) en heeft hiervoor een abonnement WKKGZ bij ZZP Nederland.Via de Klachtenfunctionaris op afroep en Geschilleninstantie kunnen klachten over de begeleiding die Praatjes enzo heeft verleent, voorlegt worden aan een onafhankelijke klachtenfunctionaris. Mocht de klachtenfunctionaris de klacht van u ook niet weg kunnen nemen, dan is er uiteindelijk de erkende Geschilleninstantie van Stichting Zorggeschil die een bindende uitspraak zal doen.”

Feedbackformulier

Aan het einde van de begeleiding van Praatjes enzo kunnen cliënten een feedbackformulier invullen. Cliënten kunnen deze anoniem invullen en hierbij aangeven of ze wel/geen toestemming geven deze informatie op sociale media en/of de website van Praatjes enzo te plaatsen. Praatjes enzo zal zonder deze toestemming geen feedback van cliënten noemen op sociale media of haar website.

Persoonsgegevens t.b.v. informatie en nieuwsbrieven

Praatjes enzo maakt via mail en mailchimp gebruik van mailadressen van professionals of particulieren. De mailadressen van professionals zijn persoonlijk gegeven of via de openbare website van de organisatie gevonden. Deze worden zowel via mail als mailchimp ingezet. Mailadressen van particulieren worden verkregen van deze mensen zelf. Bij informatiebijeenkomsten of de website bestaat de mogelijkheid dat mensen zich inschrijven voor meer informatie. Dit gaat alleen om hun zelfgekozen op gegeven mailadres. Deze worden door Praatjes enzo alleen gebruikt voor het sturen van informatie. Mensen hebben ten alle tijden de mogelijkheid om deze mailing te stoppen.